Smart Office – Was Sie über das Büro der Zukunft wissen müssen

digitales Wesen in digitalem Matrix-Büro
Smart Office Technologien können unseren Arbeitsalltag revolutionieren.

Smart Home Technologien haben schon längst Einzug in unsere Lebenswelt gehalten, sei es der virtuelle AI Assistent Alexa von Amazon, der intelligente Kühlschrank oder jedwede App, die mit nur wenigen Klicks Käufe zu uns nach Hause schickt.

Auch die Idee des Smart Office ist ein Trend, der langsam die Bürowelt erobert. Smart Office solutions, also technische Anwendungen im Büro, sollen nicht nur die Produktivität, das Wohlbefinden und die Kreativität der Mitarbeiter steigern. Hier geht es um auch um größere Ideen, wie zum Beispiel die Sicherheit der Mitarbeiter und die Nachhaltigkeit der Arbeitsumgebung und vom Gebäude an sich.

Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten Aspekte von einem Smart Office Bürokonzept vor.

Smart Office – Was ist das eigentlich?

Smart Office Technologie: Man am Laptop in digitaler Sphäre
Ein Smart Office ist ein digital integriertes System.

Wenn man vom Smart Office redet, tauchen viele Anglizismen auf. Wir erläutern hier einmal kurz die wichtigsten Begriffe.

Smart Office bezeichnet zuerst einmal ein Büro, das technisch so aufgerüstet ist, dass es mit anderen System interagiert. Das vernetzte Büro ist so angeschlossen an digitale Whiteboards, höhenverstellbare Schreibtische, die digital ihre Sitz- und Stehgewohnheiten steuern (Stichwort Ergonomie am Arbeitsplatz), internetfähige Drucker und vieles mehr. Bei Smart Offices geht es also um ’smarte‘, digitale Lösungen, die das Arbeiten digital und einfacher macht.

Die Bezeichnung Smart Buildings umfasst einen größeren Rahmen und bezieht sich auf das sogenannt work environment, also die generelle Arbeitsumgebung an sich. Hier wird geschaut, dass es ein digitale Gebäudemanagement- und Sicherheitssysteme gibt. Oftmals fallen hier auch noch die Begriffe Smart Air Quality. Hierbei wird digital analysiert, wie und wann eine Belüftung der Räume Sinn macht.

Konzepte zum Smart Office kommen übrigens oft in der so genannten Corporate Real Estate Welt vor (also im betrieblichen Immobilienmanagement) vor, weil es hier langfristig um das Sparen von viel Geld gehen kann.

Die Smart Office Vorteile

Egal ob Sie im Büro auf der Arbeit oder im Homeoffice arbeiten, Smart Office Lösungen helfen auf die speziellen Bedürfnisse und Notwendigkeiten von Arbeitnehmern einzugehen. Hier geht es um Flexibilität der Arbeitsbereiche (auch Überbelegung, Lärm am Arbeitsplatz etc.), sei es ein Raumbuchungssystem für Stillarbeitsplätze oder kommunikative Meeting Rooms für Kreativität auf der anderen Seite. Individuelle Anpassbarkeit an die Situation der Mitarbeiter helfen über Sensoren die Beleuchtung am Arbeitsplatz oder auch die Temperatur im Büro flexibel einzustellen und regulieren.

Durch eine digitale Anbindung, wie zum Beispiel an die Feuerwehr, können Notfälle über intelligente Rauch- oder Wassermelder registriert werden. Weitere Aspekte der Sicherheit können Workplace-Zutrittskontrollen sein. So können nur diejenigen Employees in das Gebäude von Unternehmen XY treten, die dazu berechtigt sind.

Alles in Allem können Smart Office Technologien dabei unterstützen, die Energiekosten zu reduzieren (sei es durch smarte Lichtsensorik oder Klimaanlage), erkennen, wo defekte Gebäudeanlagen sind, und somit einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Die Smart Office Herausforderungen

Datenschutz in digitaler Welt
Bei Smart Office geht es auch um das Thema Datenschutz.

Thema Datenschutz: Wenn es um digitale Gesichtserkennung geht, müssen alle Mitarbeiter vom Management über den Datenschutz und die Verwendung aufgeklärt werden und zustimmen. Hier geht es um Transparenz und um Vertrauen und die Mitarbeiter müssen von der Geschäftsführung ausreichend und wertschätzend bei der Planung mit ins Boot geholt werden.

Wie Sie sehen, wird sich in den nächsten Jahren viel in der Arbeitsumgebung tun, viele Smart Office Services und Dienstleistung werden Einzug erhalten. Im Home Office wird es darauf ankommen, wie viel Sie selbst ein ein Smart Home investieren möchten und was für Sie selbst dabei als langfristiger Mehrwert herauskommt.

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